15年間ITエンジニアをやっています。まさおです。
会社員の頃から会議が嫌いです。眠いし。無駄だし。
・私が会議が嫌いな理由
・とは言え会議がなくせないので、前向きに会議の本当の目的などを調べてみた。
とにかく会議が嫌いな人生でした。
会議ほどムダなものはないと思って、これまで過ごしてきました。
「会議は２時間以内にしましょう」（２時間？長すぎだろ）
「会議で課題事項を共有したい」（そんなの資料を流せばOKだろうが）
「社長への報告のための会議資料を…」（社長が決めるわけじゃないんだから、いらんだろ）
と、アイヘイト会議と呟きながら、渋々従ってサラリーマン人生生きてきました。正直「会議やってよかったー！」って思ったこと一度もないんですよね。
無駄に働いた感と忙しい感が出せるけど生産性はない。
会議が無駄だと思う理由の最も大きな一つが、生産性が一つもないのに、無駄に働いた感と会議で忙しい感が出て、無駄に達成感が出せるところです。
（無駄に、と無駄に3回も言ってしまった）
ぶっちゃけ忙しい感が出てる人の95%はあんまり有能じゃないと思うんですよね。
（俺調べ）
忙しい感出してる人は、目の前の事に追われているだけで、満足してる。
皆さん会社で、会議出席で忙しくしている人の優秀さを一度考えてみてください。
たぶん、直近で成果出してない人が多いと思う。
生産性がないどころかコストが異常に高い会議がある
私も会社員時代に会議出席していましたが、一番無駄な会議は
- 管理職の会議
でした。社長への報告事項や、社長への報告内容を検討するための会議がほとんど。
なぜ、社長のご機嫌を伺って報告事項を考えねばならぬ…？
とか思って、パソコン持ち込んで別の仕事してた事も多いです。
つまりはその会議の生産性はほぼ皆無でした。
そんな会議を人件費の高い管理職がやるとか、ホントありえない。
会議２時間でかかるコストいくらだよ。
もっと生産性を上げることを本来、管理職は考えるべきです。(上司のご機嫌伺わないと決裁もらえない、という社内作業に一定の理解は示しますが…)
その結果生産性が激しく下がるよね。
アジェンダがない会議がカオスで無駄すぎる
会議の場で、何を話し合うのか決めずに招集される事があります。
アジェンダがない会議です。あるいは会議オーナーの頭の中だけにあるパターン。
これはほぼ100%に近い確率で井戸端会議になります。
みんな何も最初考えてこない(考えられない)ので思い思いに思いつきを話すもんですから、収拾つかなくなりますよね…
そんな会議招集した上司をまじでブッコロと思ってました。
少なくとも会議のオーナーにはアジェンダ(箇条書きでいいと思うのです)ぐらいは用意頂きたいと思いますね。
とは言え会議を撲滅するまでにはまだまだ時間がかかりそう
会社員である場合には、立場上会議を撲滅するのはなかなか難しいので、よりよい会議を開催する方法を考えなくちゃならんですよね(めんどいけど)。そこで、この本にヒントがあったのでいくつか紹介します。
そもそも会議ってなんで必要やねん
会議の目的は大きく4つ。
- チームビルディング
- 意思決定
- 情報共有
- アイデア出し
これらを速やかに行うために、根回しをしましょうとかスピードを意識してとか、この本すごいいい事たくさん書いてる。
でもね、でもね、
このレベルに達していない会社、今の日本に腐るほどあるよね……特に会議については……
ですので、本書に書いてあることと、私が考える会議の準備のポイントを書いておきます。
会議を行うポイント
- アジェンダは必ず用意する
→逆にアジェンダのない会議は出なくていいです。時間のムダ。
- 意思決定の会議は必ず決定者に根回しをする
→根回ししないと、決まりません。まあ、まず決まりません。
クリティカルにやりましょう。
- 情報共有は事前に必ず資料を配布すること
→1から10までその場でやるのはムダです。ポイントを絞って確認しましょう。
- 事実と意見と感情を分けて話をする
→これは本書に書いてあった通りです。いつも意見と感情を一緒くたに話するからおかしくなるんですよね。感情は特に分けること。
終わりに
何やかんやで会議は企業の必要悪なんじゃないかと最近思ってきたふしがありますが、せっかくやるのなら、よりよくやりたいですよね。
私としては10人集まって会議で決めるより、1人の天才が決めることの方がはるかに強いと思ってるので、いくら凡人が集まったところで時間の無駄でしかないのは間違いないですが、「よりよい」会議を行うための準備はしたいですね。
極力無駄にならないようにね。
ではまた。
